El desafío
El cliente es un grupo de empresas de puertos, naviera y agencias, presente en 16 países. Su área de Auditoría no tenía un lugar para organizar las observaciones internas y externas, ni los compromisos y plazos que cada administración se fijaba para resolverlas.
Todo se creaba y administraba en archivos Excel. Con tantas empresas involucradas, era difícil saber en qué estado estaba cada observación.
Lo que hicimos
Desarrollamos una plataforma en SharePoint Online para administrar todo el ciclo de las auditorías. El portal permite:
- Registrar observaciones de auditorías internas y externas.
- Asignar a cada administración sus compromisos y plazos de solución.
- Que auditores y auditados conversen y verifiquen el cumplimiento en el mismo lugar.
- Enviar alertas automáticas con la frecuencia que define el cliente.
El mayor desafío fue trabajar con información sensible y un gran número de usuarios de empresas en distintos países, lo que exigió un análisis y una planificación cuidadosos.
Resultados
- Todo en un solo lugarLas observaciones, compromisos y plazos dejaron de estar repartidos en planillas.
- Seguimiento compartidoAuditores y administraciones ven el mismo estado de cada observación.
- Plazos que no se olvidanLas alertas automáticas recuerdan los compromisos antes de que venzan.
El portal convirtió la auditoría en un proceso de mejora continua visible para toda la organización.
