El desafío
Los estudiantes de continuidad postulaban a las becas internas enviando un correo con sus documentos adjuntos. Desde ahí no había ningún control sobre el volumen de postulaciones, los archivos recibidos ni el cumplimiento de requisitos.
Cada caso lo revisaba a mano un funcionario. Eso aumentaba los errores, alargaba los plazos y complicaba la adjudicación de las becas.
Lo que hicimos
Con SharePoint, Power Automate y React diseñamos una solución que cubre todo el ciclo de postulación, en este orden:
- Avisa en forma masiva a los estudiantes vigentes que se abrió el periodo de postulación.
- Registra cada postulación y sus documentos en un solo lugar.
- Guarda los documentos junto a su postulación, listos para consultar.
- Avisa a los trabajadores sociales cuando una postulación está completa y lista para evaluar.
- Calcula en forma automática la resolución de adjudicación.
- Permite modificar resoluciones de manera ágil y con registro.
- Notifica la resolución a cada postulante.
Resultados
- Un proceso más rápidoLa postulación y la adjudicación se resuelven en menos tiempo.
- Menos erroresAl digitalizar y automatizar la revisión, desaparecieron muchos errores de la clasificación manual.
- Mejor experiencia para los estudiantesAhora postulan en un sistema claro y saben en qué estado está su solicitud.
La oficina no solo ordenó sus becas: dejó una base para digitalizar otros procesos de atención a estudiantes.
