Exitosa implementación de sistema de gestión de Becas Internas

La Oficina de Asuntos Estudiantiles de un destacado instituto profesional se enfrentaba a un gran desafío: gestionar eficientemente el sistema de Becas Internas para estudiantes de continuidad. El proceso hasta ese momento se apoyaba en correos electrónicos para la recepción de postulaciones, lo que resultaba en una gran cantidad de datos desorganizados, propensos a errores humanos y sin un control eficiente del volumen de información. 

Un antes y después para los estudiantes y la oficina de asuntos estudiantiles  

La comunidad educativa enviaba sus postulaciones y documentación adjunta a través del correo electrónico, y luego de este punto, no se contaba con un mecanismo de control sobre el volumen de datos, la documentación adjunta, ni las validaciones de requisitos. Cada caso tenía que ser revisado individualmente por funcionarios, aumentando las posibilidades de error, el tiempo que tomaba todo el procedimiento y finalmente, complicando el proceso de adjudicación de las becas en su totalidad. 

Con la ayuda de tecnologías Microsoft, SPBox diseñó una solución integral que abarca todo el ciclo de postulación. Esta transformación digital permitió: 

• Notificar de forma masiva el inicio del periodo de postulaciones a los estudiantes vigentes. 
• Registrar de manera centralizada las postulaciones y documentación requerida. 
• Almacenar y acceder de forma directa a la documentación asociada a cada postulación. 
• Notificar de forma automática a los trabajadores sociales sobre postulaciones correctas para su evaluación. 

• Implementar un cálculo automático para la resolución de adjudicación de becas. 
• Modificar resoluciones de forma ágil y transparente. 
• Notificar de manera eficiente las resoluciones a los postulantes. 

El nuevo Proceso: Becas internas automatizadas 

Gracias a la implementación del nuevo sistema, se logró: 

• Eficiencia y rapidez: El proceso de postulación y adjudicación de becas se volvió más ágil, minimizando el tiempo de respuesta. 
• Reducción de errores: Al digitalizar y automatizar el proceso, se eliminaron muchos de los errores manuales previamente asociados con la revisión y categorización de postulaciones. 
• Mejor experiencia para los estudiantes: El proceso transparente y ágil resultó en una experiencia positiva para los postulantes, que ahora cuentan con un sistema de postulación confiable y eficiente. 

Con el respaldo de la solución entregada por SPBox, la Oficina de Asuntos Estudiantiles no solo optimizó su sistema de Becas Internas, sino que también sentó un precedente en la transformación digital para otras áreas y departamentos de la institución.